O setor de compras é cada vez mais estratégico dentro das empresas, principalmente naquelas de médio e grande porte, que dependem de diversos insumos para o seu bom funcionamento.
O profissional de compras, ou comprador, tornou-se uma figura de extrema importância para garantir a máxima produtividade dos funcionários, sem deixar de lado a questão financeira.
Neste sentido, a gestão de compras aparece como essencial para que o gestor faça as escolhas certas, para as pessoas certas, no momento certo, aproveitando as melhores oportunidades de mercado.
Aqui, você vai saber o que é gestão de compras, qual a importância para negócios que buscam ser mais inteligentes e também vai conhecer algumas boas práticas para começar o quanto antes na sua empresa. Aproveite a leitura!
O que é gestão de compras?
A eficiência do setor de compras depende de uma boa gestão de compras. Essa gestão, por sua vez, define uma série de estratégias para a aquisição de insumos (indústria) ou mercadorias (varejo e distribuição).
Além disso, a gestão de compras também ajuda na aquisição de notebooks, desktops e outros dispositivos, além dos materiais de escritório necessários para o bom funcionamento interno das empresas.
A gestão de compras serve para administrar toda a cadeia de suprimentos das empresas e, atualmente, essa prática deve estar integrada às áreas de produção, manutenção e logística.
Foi-se o tempo em que o setor de compras se isolava das demais áreas das empresas. Hoje, os compradores têm voz ativa nas tomadas de decisões dos negócios, visto o papel fundamental que desempenham.
Qual a importância para as empresas?
No caso da indústria, a gestão de compras é crucial para manter a produção. Afinal, é o setor de compras o responsável pela aquisição da matéria-prima e de todos os insumos utilizados no processo produtivo.
No caso do varejo e distribuição, a gestão de compras tem o papel de garantir o abastecimento de produtos para que as gôndolas nunca fiquem vazias, o que pode diminuir as vendas e prejudicar os negócios como um todo.
E no caso de empresas em geral, a gestão de compras tem a responsabilidade de manter as equipes produtivas oferecendo todas as ferramentas essenciais para o trabalho.
Ou seja, o setor e a gestão de compras são imprescindíveis para a sobrevivência e também para o crescimento sustentável das empresas. Por outro lado, a falta de uma boa gestão pode inclusive levar ao fechamento do negócio.
Um único comprador que escolhe fazer a aquisição de uma grande quantidade de produtos, acima do preço, com condições de pagamento inadequadas, pode comprometer completamente o capital de giro e o fluxo de caixa da empresa.
6 boas práticas em gestão de compras
Sem mais delongas, vamos às boas práticas para que a sua equipe faça uma gestão de compras eficiente e transforme isso em uma vantagem competitiva.
1. Escolha e relacionamento com fornecedores
Mais do que escolher um fornecedor, você precisa encontrar um parceiro de negócio. Hoje, a internet é o caminho mais simples para encontrar fornecedores. A indicação, porém, também pode ser uma alternativa, quando vinda de pessoas e empresas nas quais você confia.
Depois dessa busca inicial, registre todos os fornecedores e filtre quais opções mais se adequam ao seu modelo de negócio. Nessa lista devem constar nome, e-mail, telefone, endereço e faixa de preço.
Além de facilitar o contato, com essas informações organizadas você pode comparar os fornecedores para tomar a decisão mais assertiva e estratégica para a sua empresa.
Após finalizar a busca, documentação e comparação, você precisa avaliar os critérios que cada fornecedor deve ter para ser o melhor parceiro possível para o seu negócio. Entre esses critérios, podemos citar preço, prazo de entrega, qualidade do produto, experiência do fornecedor, flexibilidade e atendimento.
Leia mais: Saiba como escolher os melhores fornecedores para o seu negócio
2. Realização de benchmarking
O benchmarking serve para analisar quais produtos, serviços, processos e técnicas fazem parte da gestão de compras das empresas que são suas maiores concorrentes. Descubra como esses negócios estão alcançando resultados superiores em compras e adapte para a sua realidade.
3. Compras programadas baseadas em dados
Programando suas compras a médio e longo prazo, você consegue ter uma maior previsibilidade de gastos, além de aproveitar melhores condições de pagamento junto aos fornecedores.
A análise de dados permite que o setor de compras tenha uma visão mais ampla de toda a sua cadeia de suprimentos. Assim, é possível saber quais setores têm mais demanda, quais apresentam desperdício ou não, entre outras informações.
4. Revisão das estratégias de compras
Pelo menos uma vez por ano, você pode (e deve) revisitar suas estratégias de compras para identificar gargalos e oportunidades de otimização, sempre com o objetivo de fazer compras mais inteligentes e reduzir custos.
5. Análise de resultados
Assim como as áreas de vendas, finanças e outras, o setor de compras também precisa ser constantemente avaliado. Essa análise deve ser minuciosa, afinal, é o dinheiro da empresa que está em jogo.
6. Investimento em tecnologia
Todo processo manual que puder ser automatizado irá gerar economia de tempo e dinheiro para o negócio, Portanto, considere investir em softwares, de preferência na nuvem, para apoiar sua gestão de compras.
E claro, além de sistemas, você também pode investir em máquinas que ofereçam qualidade, desempenho, durabilidade e segurança, tanto para o seu setor de compras como para as demais áreas do negócio.
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Conteúdo originalmente publicado em https://artigos.lenovo.com/gestao-de-compras-boas-praticas/